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遠距工作讓你更忙碌?企業主管必知的 5 個 WFH 效率提升法!

遠距工作 | 5個WFH效率提升法

遠距工作至今已實行了大約三週,大家是否已經習慣了呢?原先預期在家工作之後,時間能變得更自由、工作能更專注、工作量也因此而減少的你,是否也覺得這一切都是「假的」呢?那可能是你還沒有掌握好在遠距工作時提高效率的方法。因此,我們特別整理了5個方法,希望能幫助在居家辦公時遇到難題的朋友們。

遠距工作 : 已成為了疫情後的「新常態」

台灣本土疫情的確診案例不斷提升,指揮中心更宣布了台北市、新北市防疫升為三級警戒,許多企業隨即實施並鼓勵員工遠距工作。美國科技巨頭 Facebook 執行長馬克‧祖克柏(Mark Zuckerberg)甚至說道: Facebook 將「積極」雇用能在家工作的員工。

< 延伸閱讀:疫情會過,但世界已經變了:疫情帶來的「新常態」 >

而身在台灣的我們,是否已做好長期居家工作 (Work Form Home) 的準備呢?掌握好遠端工作的能力、居家辦公機制;甚至是學會使用視訊會議工具、網路協作平台等數位應用,將已不再單純是趨勢,而是讓專業人士工作效率提升的必備技能

遠距工作的效率提升法 #1 – 打造上班的儀式感

遠距工作 - 打造上班的儀式感不管是遠距工作或是到辦公室上班,相信大家都會為上工前做一些預熱動作,好讓自己轉換為認真、專注的狀態。例如有些人習慣在工作前吃個早餐、喝杯咖啡、或是換上正裝,那即便是在家中上班也應該要維持這個習慣,好讓自己的心理和頭腦都可以有意識的依據這習慣去啟動。

除了維持能讓你快速進入高生產力的習慣,工作的環境也是非常重要的。遠距工作時因為沙發、床、遊戲、零嘴等,會讓人易於分神的元素都垂手可得,旁邊也沒有其他人,可能一不小心就會讓自己被吸引走而拖累了工作進度。

所以建議大家整理出一個可以舒適且獨立的辦公環境,再擺上一些療愈小物、播放著舒服的音樂,更能助你在工作時保持愉悅哦!

遠距工作的效率提升法 #2 – 預先排定工作計劃

遠距工作 - 預先排定工作計劃這一點相信大家在 WFH 以前就應該有做到,因為大家的工作項目都有著需達成的目標,我們應將這些工作項目預先列出,才能確保大家正朝向正確的方向前進。

而在遠端工作期間,因為同事、老闆都不會直接碰面,因此會產生更多的模糊及不確定。例如工作指派不明確、會議時間相互重疊、拋出的需求一去不回等,都會間接的影響到工作成效。

因此非常推薦大家可以每週花些時間規劃接下來的一至兩週的工作計劃,利用專案管理工具或是行事歷將已知和預計需執行的項目一一列出,除了方便讓自己安排時間、對齊目標以外,更能藉此減少許多不必要的外務和插單,下屬也能明確知道在疫情期間,接下來的整體方向。

遠距工作的效率提升法 #3 – 將工作訊息分級

遠距工作 - 將工作訊息分級不同的工作項目都會有輕重緩急之分,而訊息(包含郵件、會議)也同樣是。

有一些訊息可能只是單純 Routine 工作的協助、有一些可能是有緊急的客戶需求要討論,但如果他們都是直接私訊找上你,要么會認為這些訊息都是一樣緊急的;反之則是會認為這些都是可以晚些回覆的小事。

因此我們可以透過將工作訊息分級,協助大家在工作中不易分神、也不會因此錯過重要的訊息。例如 Routine 工作可以透過專案管理工作做指派,透過郵件通知(記得每天安排固定的時間檢查郵件)、利用 Line 做簡單的工作討論或是和同事間維持感情、而需要明確決議或是協助時則可召開線上會議即時處理。

遠距工作的效率提升法 #4 – 掌握好時間的分配

遠距工作 -掌握好時間的分配時間就是金錢,相信在看這篇文章的你也一定非常認同,那除了按時交付任務、達成績效以外,在遠距工作期間,我們還需要能掌握哪些時間呢?

  1. 會議的時間:開會前預先列出需要哪些人協助的項目,或事先準備利於決策的證據,將能大大減少會議時間,轉而應用在更高價值的事上。
  2. 最具生產力的時間:通常在一天的某個時段,生產力會是平時的倍數,而這往往能有更好的創意、更精密的判斷,因此請記得找出它並善用它。
  3. 適時的休息時間:在家工作時,時常忙得忘記休息和下班嗎?切記將工作與生活劃分開,若想讓工作保持專注且彈性,不妨試試看番茄鐘工作法

遠距工作的效率提升法 #5 – 學會使用數位工具

遠距工作 - 學會使用數位工具如文章一開始提到的,學會使用視訊會議工具、網路協作平台等,已是提升工作效率的必備技能之一。因此,身為企業主管的你不妨可以借助這個時機點,考慮將企業中過於老舊的工作方式逐步取代,導入合適的數位工具,也將傳統的思維一併拋棄。

也正因為大家都在遠距工作,我們也不得不加速去找出取代方案、不得不學會使用這些數位工具,才能確保工作中保持流程,讓自己甚至是整個企業,不置於被這世代給淘汰。

讓工作流程數位化,也讓企業能加速數位轉型

延續上述的論點,若各企業能在這次的疫情中,成功的讓工作及營運模式數位化,相信就有機會從中找出企業的利基點,加速數位轉型並創造出意想不到的成長。

最後,我們也藉此分享3篇個有關數位轉型的文章,希望能幫助大家獲得啟發:

  1. 數位轉型的最後一哩路 兩大企業應具備的手機行銷能力!
  2. 數位化趨勢4大面向 | 疫情影響下的科技與數位化成長
  3. 第一銀行整合數位工具 WEBA,只用30分鐘即完成數位「實聯制」的建置!

 


上述整理的遠距工作應施行的5個方法,希望能幫助大家提高工作的效率。也歡迎分享給更多朋友、訂閱 WEBA 官方部落格以持續追踪我們!

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